5 erros para se evitar ao decorar seu evento em espaço aberto

Às vezes, não importa o quanto nos dedicamos para organizar ou planejar um evento, as coisas dão errado, a solução é estar ciente do que pode acontecer (as coisas óbvias, pelo menos) e fazer um plano de contingência, caso isso aconteça.

Mas espere … você esqueceu de planejar algo? Ou pior … será que tudo vai correr mal no dia do evento?

É natural se preocupar com os piores cenários, à medida que seu grande evento se aproxima.

E se a comida tiver gosto de papelão? E se o DJ só conhecer músicas estranhas?

Ei, vamos respirar fundo. Desastres de eventos épicos são realmente raros.

Além disso, você pode evitar a maioria das catástrofes se estiver ciente dos maiores erros de planejamento de eventos.

Felizmente, reunimos uma lista dos erros mais comuns cometidos pelos planejadores de eventos.  Aqui estão os 5 piores erros ao fazer seu evento em espaço aberto e o que você pode fazer para evitá-los. Boa leitura!

Espaço aberto

Os principais erros cometidos nos eventos em espaço aberto

 

1- Espaço necessário 

O grande dia está aqui, e de repente você se vê tentando espremer 5 mil pessoas dentro de um espaço que suporta 3 mil. Opa! Algo deu muito errado!

Primeiro defina um limite de pessoas. Dica: Você precisa saber exatamente quantas pessoas comparecerão ao evento. Ter uma lista de participantes é essencial.

Quantas pessoas? Parece óbvio, não é? Seja realista. A maioria dos casamentos e aniversários acaba sendo maior do que o inicialmente esperado (sim, o orçamento entra em ação).

Os membros da família que os clientes deixaram de fora da lista, uma pequena margem de erro no número de convidados traz resultados muito diferentes.

Isso nos leva a colocar um limite de convidados e se necessário for esteja pronto para mudar o local. Isso é mais complicado de gerenciar, mas certamente é o melhor ser feito.

Melhor mostrar um novo local para seus clientes onde caibam todos os convidados, do que contar com a sorte que alguns irão faltar.

 

2- Local adequado 

Na hora de definir onde o seu evento, em espaço aberto, irá acontecer, existem muitos pontos que você precisa analisar como: estimativa de público, facilidades de acesso, se há estacionamento no local, quantidade e localização de banheiros, acessibilidade, alvará de funcionamento, entre outros.

Muitas vezes, produtores sem experiências podem tentar economizar locando um espaço que não está de acordo com as regras.

Se algumas dessas pessoas precisam de acessos especiais por exemplo e o local não for acessível, irá tornar o evento desagradável para os participantes, além de aumentar as chances de problemas.

Fique atento, e pense sempre no custo benefício não somente nos custos.

 

3- Segurança 

A infraestrutura adequada é um dos fatores que garantem a segurança dos participantes. Porém, somente uma boa infraestrutura não é o suficiente.

Outro fator a ser levado em conta é a equipe de segurança, é essencial contar com profissionais capacitados, e que sejam bem preparados para agir imediatamente no caso de alguma ocorrência.

Geralmente esses profissionais podem evitar que haja vítimas graves ou fatais se um incidente acontecer no seu evento. Você pode ter uma equipe própria, mas a alternativa mais vantajosa é a terceirização do serviço.

Porém, esse não é o único motivo pelo qual é importante ter segurança no evento. Tenha em mente que eventos em espaço aberto, será importante manter uma equipe de segurança visível, e também circulando pelo espaço.

Esta é uma forma de garantir mais conforto aos participantes, para que assim, eles possam aproveitar o momento.

 

4- Calcule a quantidade de comida 

Calcule bem as quantidades referente ao número de convidados, mas sempre contando com uma margem de erro.

Nada pior em uma festa do que faltar comida ou bebida para os seus convidados!

Além da quantidade, algumas outras coisas também não podem ser esquecidas, como: caso a bebida tenha que ser servida bem gelada como cervejas por exemplo, coloque-a para gelar no dia anterior.

Defina com antecedência o cardápio, se for almoço ou jantar sirva alguns petiscos, sem exagerar a ponto dos convidados não conseguirem comer o prato principal.

Se quiser servir alguma comida pouco usual, certifique-se que nenhum visitante seja alérgico, ou não coma alguma proteína servida, fique atento para que a comida possa atender as necessidades de todos.  Assim, ninguém passará fome.

 

5- Qual mobiliario correto para se usar 

Como seu evento será em um espaço aberto, a escolha do mobiliário a se usar tem que ser bem pensado.

Já imaginou começar a chover no meio da festa, é você precisa deslocar tudo para o espaço coberto?

Se forem mesas e cadeiras de madeira, serão horríveis de carregar por conta do peso, fora que não podem molhar caso sejam almofadadas.

Geralmente em eventos deste tipo, recomendamos móveis plásticos e dobráveis, pois são fáceis e práticos para fazer a locomoção para outros ambientes.

E contam também com um ótimo designer e segurança.  Conheça um pouco mais destes móveis visitando nossa loja online aqui!

Feito tudo isso eu garanto a você que seu evento será um sucesso, agora é só aproveitar o momento e curtir esse lindo evento que você montou.

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